Competencias y obligaciones del Administrador y Secretario de una Comunidad de Vecinos

Competencias y obligaciones del Administrador y Secretario de una Comunidad de Vecinos

Vamos a desvelar cuales son las competencias y obligaciones del Secretario y del Administrador de una Comunidad de Vecinos, teniendo en cuenta, que si estas dos figuras no existen en mi Comunidad, éstas pasaran a formar parte del Presidente, añadiéndose a la que ya tiene por defecto (ver competencias y obligaciones del Presidente).


El Administrador

El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal relaciona las competencias de la siguiente manera:

  • a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
  • b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
  • c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
  • d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
  • e) Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar, a su disposición de los titulares, la documentación de la Comunidad.
  • f) Todas las demás atribuciones que se confieren por la Junta.


Como se puede ver por Ley, el Administrador tiene un gran peso dentro del funcionamiento de la Comunidad, asimismo como también se indica, por ejemplo en el apartado c) del artículo 20, tiene una enorme responsabilidad frente al estado de mantenimiento y conservación de la Comunidad. Es por esto que recomendamos siempre, que cualquier comunicación que deba hacer el Administrador sobre este punto, lo haga por escrito, debido a que si no lo hace así, si el día de mañana hubieran daños a consecuencia de que una instalación comunitaria estuviera defectuosa o en mal estado de conservación y se probará de que el Administrador tenía conocimiento, éste tendrá que demostrar que él informó al Presidente o la Junta, o de lo contrario se le podrá exigir responsabilidades.

También podemos ver por Ley, que el administrador es un mandatario de la Junta de Propietarios, y por lo tanto, ésta le podrá atribuir más competencias de las que se indican por Ley, pero a la misma vez, también se podrá excluir de alguna de ellas, aminorando sus competencia y responsabilidades.

Lo que nunca podrá hacer la Junta, es atribuirle competencias que por Ley se reservan exclusivamente al Presidente como órgano de representación de la Comunidad. Pero en cambio, debemos recordar, que si en la Comunidad no existe la figura de Administrador, ya sea un vecino o uno externo profesional, estas obligaciones y competencias pasan a formar parte del Presidente, convirtiéndose en Presidente-Administrador.

El Administrador podrá ser destituido en cualquier momento por la Junta con el mismo quórum indicado para su elección, teniendo en cuenta que si el Administrador es externo, deberán cumplir el contrato que tengan con éste, en cuanto a los términos de la resolución anticipada del mismo.

Por último, es importante tener en cuenta que las indemnizaciones económicas que se señalaran a cargo del administrador, a favor de las personas que hubiesen resultado perjudicadas por sus actos o omisiones, podrán exigirse subsidiariamente a la Comunidad si éste no tuviera solvencia patrimonial para afrontarlas.


El Secretario

En el artículo 13 de la Ley de División Horizontal se reconoce también al Secretario como parte del órgano de la Comunidad, y por Ley se le atribuyen las siguientes competencias:

  • a) Elaborar las certificaciones a que se refieren los artículos 9.1.e) - Contribuir, con arreglo a la cuota de participación fijada en el título o a lo especialmente establecido, o a los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios, cargas y responsabilidades que no sean susceptibles de individualización -   y artículo 21.2 - la previa certificación del acuerdo de la Junta aprobando la liquidación de la deuda con la comunidad de propietarios (para la utilización del procedimiento monitorio).
  • b) Recibir y dejar constancia de las comunicaciones que corresponde hacer a los comuneros por disposición legal. En este punto, hay que tener en cuenta la obligación que tienen los comuneros por Ley, de comunicar al Secretario el domicilio de España donde desean recibir las citaciones o notificaciones en el supuesto de que no las quieran recibir en el domicilio de la propiedad dentro de la Comunidad, así como también la obligación de comunicar un cambio de titularidad de la vivienda o local. La Ley no indica como debe archivar el Secretario estas comunicaciones escritas, pero atendiendo al sentido de la norma y que es fundamental la constancia de esas comunicaciones, una actuación diligente no sólo exigirá conservarlas como ordena la Ley para el conjunto de la documentación comunitaria, sino que incluso habría que anotarlas en el Libro de Actas, o bien en un libro de incidencias de la Comunidad si se tiene, para que así pueda ser traspasada esta información de Secretario a Secretario en su relevo. Se puede declarar nula una Junta, y por lo tanto todos los acuerdos aprobados en ella, si se demuestra que un comunero no ha sido notificado de la convocatoria con lo establecido por la Ley.
  • c) Redactar el acta de cada Junta, subsanar sus errores antes de la siguiente y cerrarla dentro del plazo legal.
  • d) Dirigir a los comuneros las notificaciones y comunicaciones que previene la ley en sus artículos 17.8 - Salvo en los supuestos expresamente previstos en los que no se pueda repercutir el coste de los servicios a aquellos propietarios que no hubieren votado expresamente en la Junta a favor del acuerdo, o en los casos en los que la modificación o reforma se haga para aprovechamiento privativo, se computarán como votos favorables los de aquellos propietarios ausentes de la Junta, debidamente citados, quienes una vez informados del acuerdo adoptado por los presentes, conforme al procedimiento establecido en el artículo 9, no manifiesten su discrepancia mediante comunicación a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad en el plazo de 30 días naturales, por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción. - y el artículo 19.3 - El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario. El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9. - y colaborar con el presidente en tramitar la convocatoria de la Junta.
  • Custodiar los Libros de Actas de la Junta de Propietarios y conservar las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones de los últimos cinco años. En este punto, es muy recomendable que en el relevo de Secretarios, el saliente deje constancia escrita de la documentación que se traspasa, con el fin de delimitar su responsabilidad.


Como podéis ver, el Secretario ejerce todo lo relacionado en cuanto a comunicaciones, notificaciones y custodia de documentación, por lo que tiene también una enorme responsabilidad frente a su Comunidad. 

Recordar, que en una Comunidad puede existir una figura específica de Secretario (un vecino), o bien puede haber un Administrador-Secretario, o un administrador profesional (en este supuesto también deberá actuar como Secretario) o por último si no existiera ninguno de las anteriores, un Presidente - Secretario, que incluso podría ser si no hubiera Administrador de ningún tipo, Presidente-Administrador-Secretario.

Esperamos que os hayamos ayudado a saber un poquito mas de las figuras que componen y forman parte de una Comunidad, como podéis ver, normalmente no somo conscientes de la enorme responsabilidad que tienen dentro de ella.

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